מדיניות פרטיות

1. תפקידנו ביחס למידע

משרד עורכי הדין שמשתמש במערכת הוא „בעל מאגר המידע” לגבי מידע על לקוחותיו (שיחות, תמלולים, פרטי קשר ותיקים). אנחנו מעבדים מידע זה מטעמו ולפי הוראותיו בלבד, כ„מחזיק” במובן חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, ובהתאם להסכם עיבוד הנתונים. לגבי פרטי המשתמשים עצמם (עורכי דין ועובדי המשרד) אנחנו אחראים ישירות.

2. איזה מידע נאסף

• פרטי משתמשים: שם, כתובת אימייל, המשרד והתפקיד בו.
• מידע שהמשרד מעלה: הקלטות שיחות, ייצוא שיחות וואטסאפ, פרטי לקוחות (שם, טלפון, אימייל, הערות) ופרטי תיקים.
• מידע שהמערכת מפיקה: תמלולים, סיכומים, תובנות משפטיות ראשוניות, רמת ליד ודחיפות.
• פניות מטפסי אתר ומפרסום (לידים): מי שממלא טופס של משרד באתר שלו, או משאיר פרטים במודעה (למשל בפייסבוק או בגוגל), מוסר את שמו, הטלפון, ולפי הטופס גם אימייל, תחום משפטי והודעה חופשית. נשמרים גם נוסח ההסכמות שהוצגו לו, הגרסה שלהן ומועד ההסכמה: הסכמה למדיניות הפרטיות (חובה לשליחת הטופס) והסכמה נפרדת לקבלת דברי פרסומת (רשות, לא מסומנת מראש, לפי סעיף 30א לחוק התקשורת).
• נתוני שיוך שיווקי של הפנייה: מקור, ערוץ וקמפיין (פרמטרי UTM), מזהי קליק של גוגל ופייסבוק (gclid, fbclid), כתובת הדף שבו מולא הטופס והדף שממנו הגיע הפונה. כדי למנוע הצפה ושימוש לרעה נשמר גיבוב (hash) של כתובת ה-IP של השולח, ולא הכתובת עצמה.
• סיווג ראשוני אוטומטי של פנייה (תחום, דחיפות, רמת ליד ראשונית ושאלות לשיחה הראשונה), שמסומן ככזה עד שיחה עם הפונה.
• מסמכים וחתימה אלקטרונית (כשהמשרד משתמש באפשרות זו): הסכמי שכר טרחה, ייפויי כוח ומסמכים שהמשרד מפיק. מי שחותם בקישור שקיבל מהמשרד מוסר את שמו המלא, מספר תעודת זהות וחתימה מצוירת; נשמרים גם מועדי הפתיחה והחתימה, כתובת ה-IP וסוג הדפדפן, כדי לאמת את החתימה. אם המשרד ביקש, נשלח לחותם גם קוד אימות לכתובת האימייל שלו.
• מסמכים שלקוח מעלה בקישור שקיבל מהמשרד (למשל צילום תעודת זהות, תלושי שכר או מסמכים רפואיים). הקבצים נשמרים באחסון פרטי, ורק המשרד יכול לראות אותם.
• יומן פעולות: מי שינה מה ומתי, וגישה לייצוא והורדות (ללא תוכן השיחות).
• מידע טכני הנחוץ להפעלה ולאבטחה, כגון עוגיית התחברות.

3. לשם מה המידע משמש

• תמלול וסיכום שיחות וניהול תיקים ומשימות עבור המשרד.
• קליטת פניות מטפסים ומפרסום, חזרה לפונה, ומדידת זמן המענה ותוצאות הפניות לפי מקור וקמפיין.
• דוח מצטבר למשרד, ולבקשת המשרד גם לסוכנות השיווק שלו באמצעות קישור לקריאה בלבד שניתן לבטל ושתוקפו מוגבל: מספרי פניות, פניות שקיבלו מענה, פגישות ועסקאות שנסגרו לפי מקור וקמפיין, וזמני מענה. הדוח אינו כולל שמות, טלפונים, הודעות או כל פרט מזהה אחר.
• הכנת מסמכי התקשרות עבור המשרד, שליחתם לחתימה מרחוק ותיעוד החתימה, וקבלת מסמכים מלקוחות המשרד.
• הזדהות, הרשאות לפי תפקיד ואבטחת המידע.
• תמיכה טכנית ושיפור יציבות השירות.

איננו מוכרים מידע, איננו משתמשים בו לפרסום, ואיננו משתמשים בתוכן השיחות לאימון מודלים.

4. ספקי משנה

לצורך מתן השירות המידע מעובד אצל ספקים אלה, בכפוף להתחייבויות סודיות ואבטחה:

• Supabase – אחסון מסד הנתונים והקבצים. אזור האחסון: [אזור].
• ElevenLabs – תמלול הקלטות.
• Anthropic – הפקת סיכומים ותובנות וסיווג ראשוני של פניות. לפי תנאי השימוש המסחריים של הספק, המידע אינו משמש לאימון מודלים.
• Cloudflare Turnstile – אם הופעל בטופס, אימות שהפונה אינו תוכנה אוטומטית.
• שירותי חיבור (כגון Zapier או Make) ופלטפורמות הפרסום (Meta, Google) – כשהמשרד מעביר אלינו פניות ממודעות, לפי התנאים של אותם שירותים.

חלק מהספקים מעבדים מידע מחוץ לישראל. העברה כזו נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001.

5. שמירת מידע ומחיקתו

המידע נשמר כל עוד המשרד משתמש בשירות או עד שהוא מוחק אותו. מחיקת לקוח במערכת מוחקת את כל השיחות, הקבצים, המסמכים, התמלולים והסיכומים שלו, ונשארת רשומת יומן אחת ללא תוכן. בעלי המשרד יכולים לקבוע שקובצי השמע של ההקלטות יימחקו אוטומטית מספר ימים אחרי ההעלאה (התמלול והסיכום נשמרים); כל מחיקה כזו נרשמת ביומן הפעולות. קובצי PDF וקובצי ייצוא הקלטות נמחקים אוטומטית לאחר זמן קצר. בסיום ההתקשרות המידע יוחזר או יימחק לפי הסכם עיבוד הנתונים.

6. אבטחת מידע

אנו פועלים לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017. פירוט האמצעים מופיע בעמוד „אבטחת מידע”.

7. הזכויות שלכם

לפי חוק הגנת הפרטיות עומדת לכם זכות לעיין במידע עליכם ולבקש לתקנו או למחקו. לקוחות של משרד עורכי דין מתבקשים לפנות למשרד עצמו, שהוא בעל המאגר. משתמשים יכולים לפנות אלינו בכתובת support@getkeshev.co.il.

ניוד מידע: בעלי המשרד יכולים לייצא בכל עת את נתוני המשרד לקובץ ZIP אחד בהגדרות: לקוחות, לידים, פגישות וסיכומי שיחות בפורמט CSV, ותמלולים מלאים של השיחות כקובצי טקסט (קובץ לכל שיחה, כולל התמלול המקורי לצד הטקסט המתוקן). ההקלטות עצמן אינן כלולות בייצוא זה; בעלי המשרד יכולים לייצא אותן בנפרד (כל ההקלטות, או של לקוח אחד) לקובץ ZIP. כל ייצוא נרשם ביומן הפעולות של המשרד.

8. עוגיות

המערכת משתמשת בעוגיות חיוניות בלבד. פרטים בעמוד „מדיניות עוגיות”.

9. שינויים במדיניות

נעדכן את המדיניות מעת לעת. על שינוי מהותי נודיע למשרדים המשתמשים במערכת מראש.

10. יצירת קשר

Frizi Marketing, מספר עוסק / ח.פ. [מספר], [כתובת], אימייל: [אימייל ליצירת קשר]. תמיכה ופניות פרטיות: support@getkeshev.co.il. ממונה הגנת הפרטיות: [שם ופרטי קשר].