עזרה בקשב

עודכן לאחרונה: 27 באוקטובר 2026

תשובות קצרות לשאלות הנפוצות. לחיצה על שאלה פותחת את התשובה.

איך מעלים שיחה?

לוחצים על הכפתור הצף „העלאת שיחה” (בפינת המסך), בוחרים קובץ הקלטה (mp3, m4a, wav ועוד) או ייצוא של צ׳אט וואטסאפ, ומשייכים אותו ללקוח. הקובץ מתומלל ומסוכם אוטומטית, ואפשר להמשיך לעבוד בינתיים.

איך מייצאים צ׳אט מוואטסאפ?

בצ׳אט עם הלקוח: ⋮ (או שם איש הקשר באייפון) ← „ייצוא צ׳אט” ← „כולל מדיה” כדי שגם הודעות קוליות יתומללו. את קובץ ה-zip שמתקבל מעלים למערכת.

מה ההבדל בין דחיפות לרמת ליד?

דחיפות אומרת כמה מהר צריך לחזור ללקוח (למשל דיון או מועד קרוב). רמת ליד, מ-1 עד 5, אומרת כמה התיק מבטיח: עילה ברורה, מסמכים, מוטיבציה של הלקוח, שווי התיק ועמידה בלוחות זמנים. ליד חלש יכול להיות דחוף, וליד מצוין יכול לחכות לשבוע הבא.

אפשר לשנות את רמת הליד?

כן. עורכי דין ובעלי המשרד יכולים לקבוע דירוג ידני בחלון עריכת הליד. הדירוג של ה-AI והנימוק שלו נשמרים לצד הדירוג הידני.

מה אומר „דורש אימות”?

תובנה משפטית שמסתמכת על חוק, סעיף, מועד או סכום ספציפיים. יש לבדוק אותה במקור לפני שמסתמכים עליה. כל התוצרים האוטומטיים הם כלי עזר ולא ייעוץ משפטי.

שיחה מסומנת „לבדיקה” – מה עושים?

המערכת זיהתה בעיה אפשרית, למשל תמלול קצר מדי. בודקים את השיחה בכרטיס הלקוח ולוחצים „סימון כנבדק”. אם חסר סיכום, הוא ייווצר אז.

משהו נכשל בעיבוד. מה עושים?

ליד השלב שנכשל מופיע כפתור „ניסיון חוזר”. אם הבעיה חוזרת, פנו לתמיכה.

מה זה „היום”, ומה עושים „בוצע” ו„למחר”?

„היום” הוא העמוד הראשי: רשימת השיחות לטיפול, קודם מה שבאיחור ואז לפי רמת ליד. „בוצע” מסמן שדיברתם עם הלקוח והצעד בוצע, והתיק יורד מהרשימה להיום. „למחר” מעביר את הצעד הבא למחר ב-09:00. אחרי כל אחד מהם מופיע „ביטול” למקרה של טעות. השלב של הליד לא משתנה – אותו מעבירים בלוח הלידים.

הלקוח לא ענה. מה עושים?

לוחצים „לא ענה” (ב„היום” או בחלון הליד). הניסיון נרשם, הכרטיס מציג כמה ניסיונות היו ברצף („3 ניסיונות”), והצעד הבא זז לבד: כברירת מחדל עוד שעתיים באותו יום, ואחר כך למחרת ב-09:00 (שבת מדולגת). בחץ שליד הכפתור בוחרים תוצאה אחרת: ענה, תפוס, מספר שגוי או השאיר הודעה. אחרי 5 ניסיונות ללא מענה מוצע להעביר את הליד ל„לא רלוונטי” עם הסיבה „לא זמין”. זו הצעה בלבד; ההחלטה שלכם. כשהלקוח עונה, הספירה מתאפסת.

איך קובעים „המשך טיפול”?

„המשך טיפול” (ב„היום” או בחלון הליד) קובע בפעולה אחת את הצעד הבא ואת התאריך. הליד נשאר בשלב שלו ויופיע ב„היום” בתאריך שנבחר. אם המועד עבר, הוא מופיע כ„באיחור” ומתקבלת התראה.

ליד נסגר ונפתח תיק נוסף לאותו לקוח (למשל מכתב התראה שהפך לתביעה)

פותחים את הליד שנסגר („נסגר”) ולוחצים „ליד המשך”: כותבים כותרת, סיבה ובוחרים שלב התחלתי. נפתח ליד חדש לאותו לקוח, מקושר לליד המקורי. הליד המקורי נשאר „נסגר”, כך שסטטיסטיקת הסגירות לא משתנה. בכרטיס הלקוח מופיע ציר של כל הלידים, עם „המשך של…”.

סגרתי ליד בטעות, או שהלקוח חזר בו

פותחים את הליד ולוחצים „פתיחה מחדש”, או גוררים אותו בלוח לשלב פתוח. חובה לבחור סיבה: נסגר בטעות, הלקוח חזר בו, או אחר (עם פירוט). הסיבה נשמרת בהיסטוריה של הליד, האחראי/ת על הליד מקבל/ת התראה, ודוח מקורות הלידים סופר את הליד כ„נפתח מחדש” ולא כנסגר.

איך מייצאים את רשימת השיחות להיום?

בעמוד „היום” לוחצים „ייצוא ל-PDF”. כשהקובץ מוכן מופיע כפתור הורדה. הקובץ נמחק מהשרת אוטומטית אחרי זמן קצר.

איך מוחקים לקוח?

בכרטיס הלקוח (בעלים ועורכי דין בלבד) לוחצים „מחיקת הלקוח” ומקלידים את שמו או את מספר הטלפון לאישור. כל השיחות, הקבצים והסיכומים שלו נמחקים לצמיתות.

אני עובד/ת בכמה משרדים

בתפריט המשתמש למעלה בוחרים „החלפת משרד”. המערכת זוכרת את המשרד האחרון שבחרתם.

למה נותקתי מהמערכת?

אחרי 30 דקות ללא פעילות המערכת מנתקת אוטומטית כדי לשמור על המידע. דקתיים לפני כן מופיעה התראה שבה אפשר להישאר מחוברים.

למה אני לא רואה חלק מהלקוחות?

בחלק מהמשרדים עורכי דין רואים רק את הלקוחות והלידים שמשויכים אליהם, וגם לקוחות ולידים שעוד לא שויכו לאף אחד (פניות חדשות, שיחות נכנסות). בעלי המשרד רואים הכל. הכלל של המשרד שלכם מופיע בהגדרות תחת „תפקידים ונראות”.

איך מזמינים עמית למשרד?

בעלי המשרד פותחים את תפריט המשתמש (העיגול עם ראשי התיבות למעלה) ← „הגדרות המשרד”, מזינים את האימייל של העמית ובוחרים תפקיד. העמית נכנס למערכת עם אותו אימייל ומצטרף למשרד אוטומטית.

שיחות נכנסות ויוצאות

חיוג מהמערכת: כשהטלפוניה של המשרד מחוברת, „התקשר” (בכרטיס הלקוח, ב„היום” ובלוח הלידים) מחייג דרך מרכזיית המשרד. קודם מצלצל הטלפון שלכם, וכשעונים המערכת מחייגת ללקוח. השיחה מוקלטת ומשויכת ללקוח ולתיק בלי להעלות קובץ, ומופיעה בכרטיס הלקוח תחת „שיחות טלפון” עם התמלול והסיכום.
בלי טלפוניה מחוברת: „התקשר” פותח את החייגן בטלפון. אחרי השיחה אפשר להעלות את ההקלטה בכפתור „העלאת שיחה”.
שיחות נכנסות: שיחה ממספר חדש פותחת לקוח וליד חדשים, והשיחה מתומללת ומסוכמת לבד. שיחה ממספר מוכר מצטרפת לכרטיס של הלקוח.
שיחה שלא נענתה: מופיעה ב„היום” ובפעמון ההתראות, עם „התקשר בחזרה”. כשחוזרים ללקוח, או לוחצים „טופל”, היא יורדת מהרשימה. לקוח שמתקשר בחזרה מגיע קודם לעורך הדין שהתקשר אליו.

לידים חדשים ומקורות

פניות מהאתר של המשרד, ממודעות (פייסבוק, אינסטגרם וגוגל), מוואטסאפ ומשיחות נכנסות מגיעות ישירות למערכת. כל ליד חדש מופיע בראש „היום”, עם המקור, הקמפיין ומתי הגיע, וגם בפעמון ההתראות. בכרטיס הליד: תחום, דחיפות, ההודעה שהשאיר, דירוג ראשוני ושאלות מוצעות לשיחה הראשונה. כדאי לחזור תוך דקות. אחרי השיחה לוחצים „בוצע”, והליד יורד מהרשימה.

ניסיונות שיחה, המשך טיפול ופתיחה מחדש

ניסיונות שיחה: כל ניסיון נרשם עם התוצאה שלו: ענה, לא ענה, תפוס, מספר שגוי או השאיר הודעה. „לא ענה” נמצא בלחיצה אחת ב„היום” ובחלון הליד. מספר הניסיונות ברצף מופיע בכרטיס. אחרי „לא ענה” הצעד הבא זז לבד לפי מדיניות המשרד, ואחרי מספר ניסיונות ללא מענה מוצע להעביר את הליד ל„לא רלוונטי” (לא זמין). את המדיניות קובע צוות התמיכה לפי בקשת המשרד.
המשך טיפול: הצעד הבא והתאריך בפעולה אחת. הליד נשאר בשלב שלו ומופיע ב„היום” באותו תאריך.
היסטוריה: בחלון הליד, תחת „היסטוריה”: כל שינוי שלב (מי, מתי, מאיזה שלב לאיזה, והערה אם נכתבה), כל ניסיון שיחה, פניות חוזרות ומאיזה מקור, המשך טיפול, פתיחה מחדש ולידי המשך. הערה לשינוי שלב היא לא חובה: אפשר לכתוב אותה בחלון הליד, או מיד אחרי גרירה בלוח („הוספת הערה”).
אותו אדם משני מקורות: לקוח שפונה שוב (למשל מפייסבוק ואחר כך בשיחה או מאינסטגרם) נשאר לקוח אחד. הפנייה נרשמת כ„פנייה חוזרת” על הליד הפתוח, ושני המקורות מופיעים בהיסטוריה שלו.
לידי המשך ופתיחה מחדש: מליד שנסגר אפשר לפתוח „ליד המשך” מקושר, או לפתוח אותו מחדש עם סיבה. כל הלידים של הלקוח מופיעים בכרטיס הלקוח על ציר אחד, עם הקישורים ביניהם.

התראות לטלפון

על מה מתריעים: ליד חדש, שיחה שלא נענתה, פגישה בעוד 15 דקות, המשך טיפול שהגיע מועדו וליד שנפתח מחדש. ההתראה מציגה שם פרטי ומקור בלבד, בלי פרטי התיק.
הפעלה בטלפון: ב-iPhone פותחים את המערכת ב-Safari, „שיתוף” ← „הוספה למסך הבית”, ופותחים אותה מהאייקון. באנדרואיד אפשר להתקין מהתפריט של Chrome. אחר כך: תפריט המשתמש ← „הפרופיל שלי” ← „הפעלת התראות במכשיר הזה”, ואישור בחלון של הטלפון.
שעות שקט: באותו מקום קובעים שעות בלי התראות (למשל 21:00 עד 08:00), ובוחרים אם ליד חדש יתריע גם אז.
לא מקבלים התראות? בודקים שההתראות לא חסומות בהגדרות הדפדפן או הטלפון, ומפעילים שוב. בכל מכשיר מפעילים בנפרד.

תפקידים והרשאות

לכל חבר צוות יש תפקיד אחד במשרד. בעלי המשרד מזמינים חברים ומשנים תפקידים בהגדרות.

בעלים:: רואה את כל הלקוחות, מנהל את חברי המשרד וההגדרות, מייצא נתונים ומאשר גישת תמיכה.
עורך/ת דין:: עובד/ת עם לקוחות, לידים, פגישות ושיחות: מעלה, עורך, מוחק לקוח וקובע דירוג ליד.
עובד/ת משרד:: מוסיף/ה לקוחות, מעלה שיחות וקובע/ת פגישות. לא מוחק/ת לקוחות ולא משנה דירוג ליד.
צפייה בלבד:: רואה לקוחות, לידים, פגישות ודוחות בלי לשנות דבר. בלי הקלטות ותמלולים (אלא אם הבעלים אישרו), ובלי ייצוא.

הרשאות לפי תפקיד
פעולה	בעלים	עורך/ת דין	עובד/ת משרד	צפייה בלבד
צפייה בלקוחות ובלידים	כן	כן, לפי כלל הנראות	כן, לפי כלל הנראות	כן, לפי כלל הנראות
הוספה ועריכה של לקוחות, לידים ופגישות	כן	כן	כן	לא
העברת ליד שלי לחבר/ת משרד אחר/ת	כן	כן	כן	לא
העלאת שיחות	כן	כן	כן	לא
האזנה להקלטות וקריאת תמלולים	כן	כן	כן	רק אם הבעלים אישרו
דוח לידים	כן	כן	כן	כן
מחיקת לקוח, דירוג ליד ידני	כן	כן	לא	לא
ייצוא (PDF, הקלטות, נתוני המשרד)	כן	כן, לפי כלל הנראות	כן, לפי כלל הנראות	לא
ניהול חברי המשרד, הגדרות וגישת תמיכה	כן	לא	לא	לא

„לפי כלל הנראות”: במשרדים שבהם עורכי דין רואים רק את הלקוחות שלהם, רואים את הלקוחות והלידים המשויכים אליהם ואת אלה שעוד לא שויכו. בעלי המשרד תמיד רואים הכל.

מי רואה אילו לקוחות

בחלק מהמשרדים כל אחד רואה את כל הלקוחות. בחלק אחר, עורכי דין רואים את הלקוחות והלידים שמשויכים אליהם, וגם את מה שעוד לא שויך (פניות חדשות ושיחות נכנסות), כדי שכל אחד יוכל לחזור לפנייה חדשה. ברגע שליד משויך לעורך דין, רק הוא ובעלי המשרד רואים אותו. בעלי המשרד רואים תמיד הכל. עובדי משרד וצופים רואים כמו עורכי דין, אלא אם נקבע למשרד שהם רואים הכל. הכלל חל גם על החיפוש, ההתראות, הדוחות והייצוא. הכלל של המשרד שלכם מופיע בהגדרות, תחת „תפקידים ונראות”.

העברת ליד לחבר/ת משרד

ליד שמשויך אליכם אפשר להעביר לחבר/ת משרד אחר/ת: פותחים את הליד, „העברת הליד”, בוחרים למי ומוסיפים הערה אם רוצים. מי שמקבל/ת את הליד מקבל/ת התראה בפעמון ובטלפון, עם ההערה. ההעברה נשמרת בליד תחת „העברות”. כשהמשרד פועל לפי הכלל שלמעלה, אחרי ההעברה הליד יוצא מהרשימה שלכם ולא תוכלו לצפות בו. עובדי משרד מעבירים באותו אופן; צופים לא מעבירים לידים.

גישת תמיכה

צוות התמיכה לא רואה לקוחות, שיחות, תמלולים, סיכומים, מסמכים או לידים של המשרד. אם צריך עזרה בתוך המערכת, בעלי המשרד נותנים גישה זמנית:

תפריט המשתמש ← „הגדרות המשרד” ← „גישת תמיכה”.
בוחרים משך: שעה, 24 שעות או 72 שעות, וכותבים סיבה (לא חובה).
מסמנים „כולל עריכה” רק אם התמיכה צריכה לשנות משהו. בלי הסימון הגישה היא לצפייה בלבד.
„מתן גישת תמיכה”. הגישה מסתיימת לבד בסוף הזמן, ואפשר לבטל אותה בכל רגע ב„ביטול הגישה עכשיו”.

גם התמיכה יכולה לבקש גישה. בעלי המשרד מקבלים התראה, ומאשרים או דוחים בהגדרות. כל צפייה ופעולה של התמיכה מופיעות ב„פעילות תמיכה”.

דוח מקורות לידים (לבעלי המשרד)

תפריט המשתמש ← „מקורות לידים”. לכל מקור וקמפיין: כמה פניות הגיעו, כמה קיבלו מענה ותוך כמה זמן, כמה הגיעו לפגישה, כמה נסגרו וכמה נפתחו מחדש. בוחרים טווח תאריכים, ואפשר לייצא ל-CSV שנפתח באקסל. „שיתוף עם סוכנות השיווק” יוצר קישור לקריאה בלבד, עם מספרים מצטברים בלי שמות או טלפונים. הקישור מוגבל בזמן ואפשר לבטל אותו בכל רגע.